Что такое командировка и как ее правильно оформить

Командировка является неотъемлемой частью многих профессий. Очень важно грамотно оформить все документы, чтобы соблюсти законодательные предписания на этот счёт.

Точное определение и основную специфику такого явления, как служебная командировка, раскрывает ст. 166 ТК РФ. Согласно определению, данному в тексте закона, под командировкой подразумевается поездка сотрудника согласно распоряжению работодателя с целью выполнения служебного поручения. У командировки имеется определённый срок, также она проходит вне рабочего места.

Ключевые признаки командировки:
1. Командировка имеет производственный характер.
2. Командированными могут считаться лица, оформленные исключительно по трудовому договору.
3. Если в трудовом договоре указано, что работа сотрудника имеет разъездной характер, его поездки считаться командировками не будут.
4. Командировочная деятельность должна быть целесообразна основным трудовым обязанностям.

Согласно ТК РФ, нельзя отправлять в командировку беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников.

Относительно следующих категорий граждан есть ограничения:
- женщины с детьми, не достигшими трёхлетнего возраста;
- инвалиды;
- родители-одиночки, ребёнок которых не достиг 14 лет;
- родители детей с инвалидностью;
- сотрудники, которые заботятся о больных членах своих семей (необходимость в уходе такого рода прописана в медицинском заключении);
- если цель командировки не соответствует ученическому договору, подписанному с работником.

Если человек относится к какой-либо из этих категорий, перед направлением его в командировку нужно, чтобы он подписал документ о собственной осведомлённости с правом отказаться от поездки.

Чтобы правильно рассчитать все затраты, НДФЛ и страховые взносы, связанные с командировкой, нужно оформить определённый пакет документов. От бюрократического сопровождения зависит, на какие гарантии работник может рассчитывать во время командировки.

Постановление Правительства РФ № 501 от 16.04.2025 регулирует документооборот, связанный с оформлением командировок.

Во-первых, любая компания, которая планирует периодически направлять своих сотрудников в командировки, должна разработать локальный нормативный акт под названием «Положение о командировках», включающий следующую информацию:
- размер суточного пособия;
- порядок и размер компенсации расходов;
- прочие данные, связанные с оформлением и оплатой командировок.

Во-вторых, желательно составить типовой приказ о направлении в командировку – документ, в котором содержится распоряжение работодателя относительно сотрудника.

В-третьих, нужно позаботиться о наличии проездных документов – артефактов, позволяющих доказать фактическое время нахождения сотрудника в командировке.

Согласно вышеуказанному Постановлению Правительства (его шестому пункту) в качестве проездных документов могут выступать:
- путевой лист;
- маршрутный лист;
- билеты на любой вид транспорта.

В-четвёртых, обязательно сохранить документы, подтверждающие сопутствующие командировке расходы. Работодатель может возместить расходы, если был уведомлен о них и согласен с тем, что они несут целевой характер.

В девятом пункте того же постановления указано, что сотруднику достаточно уведомить работодателя о возможных расходах, и если последний даст устное согласие, то впоследствии он возместит потраченные денежные средства. Но здесь есть и «подводные камни».

Допустим, командированный уведомил начальство об использовании такси, получил согласие, но вызвал машину премиум-сегмента. Разумеется, это может вызвать производственные конфликты, так как директор не рассчитывал на расходы такого уровня. Поэтому рекомендуем в Положении о командировках отдельно разработать механизм, по которому будут согласовываться расходы и впоследствии возмещаться.

Рекомендуем составить стандартный перечень возмещаемых расходов, а также указать в тексте документа, что любые другие расходы должны быть согласованы в письменном виде с руководством.

В целом, к обязательным документам, необходимым для командировки, относится сам приказ о направлении, авансовый отчёт, служебная записка при использовании личного или служебного транспорта, а также приказ о привлечении к работе в выходной или праздничный день, если это необходимо. В перечень необязательных документов входит положение о командировках, служебное задание и отчёт об его выполнении, командировочное удостоверение и журнал учёта командированных.

1. Издаём приказ о направлении в командировку
Чтобы направить работника в служебную командировку, обязательно нужно письменное решение работодателя. Обычно это приказ, содержащий основную информацию о предстоящей поездке:
- ФИО направляемого сотрудника;
- срок командировки;
- место командировки;
- цель поездки;
- способ, с помощью которого командированный доберётся до места назначения.

Вы можете в качестве основы для документа взять готовую форму № Т-9 или № Т-9А, адаптировав её под свои нужды.

Сотрудник после ознакомления с приказом должен поставить свою подпись.

2. Выдаём командировочный аванс
Если работодатель направляет сотрудника в командировку, по ст. 168 ТК РФ он должен возместить все сопутствующие расходы:
- проезд (как добраться до места и передвигаться там, если необходимо);
- проживание (жильё и питание);
- суточные (дополнительные расходы, которые могут быть связаны с тем, что сотрудник находится вне дома).

Рекомендуем разработать заранее в принятом Положении о командировках сумму аванса, а также порядок расчёта суточных.

Итак, после издания приказа о командировке и ознакомления с ним сотрудника необходимо выдать ему аванс. Денежный платёж должен поступить на счёт сотрудника до даты наступления командировки. Точный срок вы можете закрепить также непосредственно для своей компании в Положении о командировках.

3. Оформляем командировочное удостоверение и заполняем журнал учёта (необязательно).
Если в Положении о командировках, принятом в вашей компании, содержится требование о выдаче командировочного удостоверения, оформите его.

В журнал учёта командированных, если вы считаете целесообразным вести такой документ, добавьте информацию о сотруднике, цели и месте командировки.

4. Поставьте отметку в табеле учёта рабочего времени.
Рабочие дни, во время которых сотрудник пребывает в командировке, отмечаются буквенным кодом «К» или цифрами «06». В качестве основы самого табеля можете взять формы № Т-12 или № Т-13. Если работник совершает служебные обязанности в день отъезда и приезда, эти дни также помечаем, как командировочные.

5. Получите авансовый отчёт, на основании которого рассчитайтесь с сотрудником
После того, как работник вернётся с командировки, он должен заполнить авансовый отчёт по форме № АО-1 (можете разработать свою форму для этих целей). В документе должны содержаться расходы командированного, которые работодатель впоследствии компенсирует.

Денежные траты, связанные с проездом, проживанием и любыми расходами, связанными с поездкой, должны быть подтверждены квитанциями. Для подтверждения проживания подойдут договор с гостиницей или договор найма жилья, а для компенсации расходов на проезд нужно предоставить билеты и чеки за такси.

Стоит указать, что фактический срок командировки определяется по проездным билетам работника. Сотрудник в течение трёх дней с того момента, как он вернулся с поездки, обязан предоставить авансовый отчёт, в котором, в числе прочего, должны содержаться данные о дате и времени убытия в командировку, а также возвращения из неё.