Какие кадровые документы обязательны для компании: перечень на 2026 год

Обязательные кадровые документы зависят от деятельности и работников компании. Обычно нужны локальные акты, документы о приёме, учёте времени и отпусках, персональных данных и охране труда. Ответственность за нарушение определяется конкретным составом. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ возможны предупреждение или штраф для компании от 30 000 до 50 000 рублей, но отдельный штраф за каждый отсутствующий документ автоматически не назначают.

Ближайший срок, который нельзя пропустить, касается графика отпусков. График на 2027 год нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала года, то есть до 17 декабря 2026 года включительно (ст. 123 ТК РФ).

Единого закрытого списка документов для всех работодателей нет. Обязанности вытекают из Трудового кодекса и специальных норм, а состав запрашиваемых при проверке документов зависит от её предмета. Требования к организации с вредным производством и к дистанционной команде могут различаться.

В него входят трудовые договоры с подписью работника о получении экземпляра, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, табель учёта рабочего времени, расчётные листки, положение о персональных данных и документы по охране труда. Для каждого сотрудника проверяют, ознакомлен ли он под подпись с локальными актами до подписания договора.

Отдельно смотрят документы, которые подтверждают, что компания выполняет свои обязанности: приказы об отпусках и увольнениях, записи в трудовых книжках, отчёты о трудовой деятельности в Социальный фонд и сведения о воинском учёте.

Документы запрашивают в пределах конкретного контрольного мероприятия или производства. Проверяйте предмет запроса, полномочия органа и указанный срок ответа. Хранить документы системно безопаснее, чем восстанавливать их задним числом или оформлять недостоверные сведения.

По общему правилу работодатель принимает правила внутреннего трудового распорядка по ст. 189–190 ТК РФ. Отдельные работодатели могут использовать упрощения главы 48.1 ТК РФ, например микропредприятия при выполнении установленных условий. В правилах закрепляют режим работы, отдых, порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, поощрения и взыскания.

При споре о дисциплине значение имеют установленный для работника режим и доказательства ознакомления с ним. Время начала работы может следовать из ПВТР и индивидуальных условий договора. Отсутствие одной строки в правилах само по себе не решает вопрос о законности взыскания.

Правила утверждают с соблюдением порядка ст. 190 и 372 ТК РФ, включая учёт мнения соответствующего представительного органа работников, когда он требуется. Работника знакомят с относящимися к его работе актами под подпись до заключения договора, а затем — с применимыми изменениями.

Прямой нормы о том, что штатное расписание обязательно, в Трудовом кодексе нет. Однако ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре должность в соответствии со штатным расписанием, поэтому Роструд и суды считают его фактически обязательным документом.

Штатное расписание показывает структуру компании, должности, число штатных единиц и оклады. Без него сложно подтвердить сокращение штата, а при проверке инспектор сравнит оклады в договорах с окладами в расписании.

Систему оплаты закрепляют по ст. 135 ТК РФ в предусмотренных ею документах. Даты выплаты указывают в ПВТР, коллективном или трудовом договоре: зарплату выдают не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода начисления. Форму расчётного листка утверждают по ст. 136. В правилах премирования учитывают действующие с сентября 2025 года ограничения, в том числе при снижении премии из-за дисциплинарного взыскания.

График отпусков — общий порядок определения очередности ежегодных отпусков по ст. 123 ТК РФ, обязательный для работодателя и работников. При допустимых законом упрощениях нужно проверить, как соответствующие условия закреплены в трудовых договорах. Деление отпуска возможно по соглашению, причём хотя бы одна часть составляет не менее 14 календарных дней.

Утвердить график на следующий год нужно не позднее чем за две недели до его начала. На 2027 год крайний срок приходится на 17 декабря 2026 года. Если в компании есть профсоюз, его мнение учитывают заранее.

О начале отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели. Перенос оформляют при основаниях и условиях ст. 124 ТК РФ. Производственная необходимость сама по себе не позволяет произвольно отменить отпуск, в предусмотренных случаях требуется согласие работника.

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого используют табель, форму которого компания утверждает сама или берёт унифицированную форму Т-12 либо Т-13. Табель нужен и для расчёта зарплаты, и как доказательство при споре о сверхурочной работе.

По сохранённым бумажным трудовым книжкам работодатель ведёт установленный учёт и обеспечивает хранение. Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 подаются и по работникам с бумажными книжками, и по работникам, отказавшимся от их ведения. Сроки зависят от кадрового мероприятия.

Приём можно оформить трудовым договором без отдельного приказа. Для увольнения и дисциплинарного взыскания ТК РФ предусматривает приказ или распоряжение. Отпуска и переводы также документируют, но не всякий внутренний приказ является единственно обязательной формой. Например, изменение условий договора обычно требует письменного соглашения. Документы лучше хранить раздельно с учётом разных сроков.

Если есть работники, подлежащие воинскому учёту, организация назначает ответственных, ведёт предусмотренные документы и взаимодействует с военкоматом. Контроль и санкции регулируются специальными нормами. Наличие ответственности компании или конкретного должностного лица зависит от состава и установленной вины.

Работодатель обрабатывает паспортные данные, сведения о семье, здоровье и доходах сотрудников, поэтому он обязан обеспечить их защиту (ст. 86–88 ТК РФ). Для этого принимают положение о защите персональных данных работников и знакомят с ним каждого сотрудника под подпись.

Работодатель определяет меры защиты и принимает требуемые документы по Закону № 152-ФЗ. При сборе персональных данных через информационно-телекоммуникационные сети обеспечивают доступ к политике и предусмотренным сведениям о защите, включая публикацию на соответствующих страницах сайта. Уведомление Роскомнадзора подают с учётом ст. 22 и установленных исключений, а не только из-за наличия сайта.

Для каждой передачи или публикации данных проверяют законное основание. Когда применяется согласие, соблюдают требования к его оформлению. Для распространения фото и контактов неограниченному кругу лиц оформляют отдельное согласие по ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Зарплатный проект и перечисление денег по заявлению работника на выбранный им счёт нужно различать.

Работодатель организует охрану труда с учётом характера работ и установленных исключений. Нужны применимые документы по системе управления, инструктажам, обучению и оценке условий. Для отдельных офисных и дистанционных работников предусмотрены особенности, поэтому набор документов определяют по фактической работе.

По Закону № 426-ФЗ СОУТ проводится с исключениями, в том числе для надомников и дистанционных работников. Общее правило — повторная оценка не реже одного раза в пять лет. Декларация соответствия может действовать бессрочно при сохранении условий и отсутствии предусмотренных законом обстоятельств. Внеплановая оценка требуется по основаниям ст. 17. За нарушение порядка или непроведение СОУТ ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф для компании от 60 000 до 80 000 рублей.

За допуск без обязательного обучения, проверки знаний или медосмотра ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает для компании штраф 110 000–130 000 рублей. При выявлении нескольких нарушений в рамках одного контрольного мероприятия учитывают ч. 5 и 6 ст. 4.4 КоАП РФ. Нельзя автоматически умножать штраф на число работников.

Микропредприятия могут полностью или частично отказаться от указанных в ст. 309.2 ТК РФ локальных актов, включив соответствующие условия в трудовые договоры. Статус проверяют по реестру МСП и требованиям Закона № 209-ФЗ. Численность до 15 работников и доход до 120 млн рублей — основные критерии, но их нужно оценивать вместе с остальными условиями.

При использовании упрощённого порядка условия, которые обычно определяются локальными актами, включают в трудовые договоры на основе типовой формы, утверждённой Правительством РФ. Простое отсутствие ПВТР или положения об оплате без такого оформления упрощением не становится.

Упрощения не отменяют применимые обязанности по охране труда, защите данных и учёту рабочего времени. Если сведения о работодателе в реестре МСП изменились так, что он перестал относиться к микропредприятиям, перейти к общему регулированию нужно не позднее четырёх месяцев со дня соответствующих изменений.

Кадровые документы оформляют и хранят в допустимой законом форме. При КЭДО соблюдают правила ст. 22.1–22.3 ТК РФ, включая согласие работника там, где оно требуется, и специальные требования к отдельным документам. Электронная форма сама по себе не сокращает срок хранения.

Срок зависит от вида документа. Для многих документов по личному составу, завершённых делопроизводством до 1 января 2003 года, действует срок 75 лет, начиная с этой даты — 50 лет. По Перечню Росархива № 236 график отпусков хранят три года, обычные табели — пять лет, а при вредных или опасных условиях — 50/75 лет по применимому правилу. Расчётные ведомости по общему правилу хранят шесть лет, но при отсутствии лицевых счетов срок иной. Нельзя одним сроком охватить все документы о зарплате.

По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение без специального состава возможны предупреждение или штраф. Общий диапазон для компании — 30 000–50 000 рублей, для должностного лица и ИП — 1 000–5 000. При повторном аналогичном нарушении применяют ч. 2, а для малого бизнеса проверяют специальные правила. Если несколько нарушений выявлены одним контрольным мероприятием, итоговое наказание определяют также по ст. 4.4.

Начните с аудита. Сверьте наличие правил распорядка, штатного расписания, графика отпусков на 2027 год, положения о персональных данных и документов по охране труда, проверьте подписи работников в листах ознакомления и не позднее 17 декабря 2026 года утвердите график отпусков на 2027 год.