Самые распространенные ошибки заказчиков по 223-ФЗ

Закон № 223-ФЗ устанавливает правила, по которым организации покупают товары, заказывают работы или услуги. Эти правила помогают сделать закупки честными и открытыми, чтобы у всех была возможность участвовать.

Но на деле заказчики часто ошибаются: нарушают закон, делают закупки менее эффективными, создают условия для коррупции. Из-за этого участники закупок жалуются, а проверяющие органы выписывают штрафы.

Дальше разберём самые частые ошибки заказчиков по этому закону, к чему они приводят и как их можно избежать.

Очень часто заказчики допускают ошибку, когда не публикуют нужные документы в Единой информационной системе (ЕИС) вовремя. Закон - в частности, Федеральный закон № 223-ФЗ и постановления Правительства РФ № 908 и № 1132 - чётко говорит, какие документы обязательно должны быть размещены и в какие сроки это нужно сделать.

Например, положение о закупке и все изменения к нему должны быть опубликованы в течение 15 календарных дней после того, как их утвердили. План закупки и любые изменения к нему нужно разместить в течение 10 календарных дней с даты утверждения. Сроки публикации извещений о закупке зависят от того, какой способ закупки выбран.

Информацию о заключённом договоре необходимо разместить не позднее чем через три рабочих дня после его подписания. Сведения о том, как исполнен договор (например, когда приняли товар или оплатили работу), должны появиться в системе в течение 10 календарных дней после этого события.

Кроме того, заказчики обязаны сдавать ежемесячную отчётность - её нужно размещать в течение 10 дней после окончания каждого месяца. Годовая отчётность должна быть опубликована до 1 февраля следующего года.

Если эти сроки нарушить, наступает административная ответственность: для должностных лиц штраф составляет от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций - от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому очень важно внимательно следить за тем, чтобы все документы появлялись в ЕИС вовремя.

Довольно часто заказчики по-прежнему проводят закупки в привычной «бумажной» форме, хотя по закону обязаны использовать электронный формат. Согласно Постановлению Правительства РФ № 616, принятому 30 апреля 2020 года, для целого ряда товаров, работ и услуг - например, транспортных услуг, канцелярских товаров, оргтехники, уборки и других - закупки должны проводиться только в электронном виде.

Если это требование игнорировать, наступают серьёзные административные последствия: должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 5 до 30 тысяч рублей, а организации - на от 50 до 100 тысяч рублей. Поэтому соблюдать электронный формат закупок важно не только потому, что это обязательное требование закона, но и потому, что это помогает избежать крупных денежных потерь.

Когда заказчик устанавливает требования к участникам закупки и к тому, что именно нужно купить, он должен следовать нескольким важным правилам. Все требования должны быть обоснованными - то есть объяснимыми и нужными для выполнения договора, а также пропорциональными - не слишком сложными или избыточными. Главное - нельзя ставить такие условия, которые мешают честной конкуренции.

Очень важно правильно оценивать заявки участников. Нельзя придумывать новые требования или критерии, которые не были заранее указаны в документах о закупке. Также нельзя игнорировать те условия, которые были официально опубликованы.
Комиссия, которая рассматривает заявки, может оценивать участников только по тем правилам, которые были заранее объявлены. Менять эти правила в процессе закупки нельзя.

Вот примеры неправильных требований:
1. Просить опыт работы, который не связан с предметом закупки
2. Требовать, чтобы участник обязательно был членом какой-то организации или имел особый статус.
3. Просить документы, которые не требуются по закону.
4. Требовать оборудование только определённых марок, не объясняя, какие другие варианты тоже подходят.

Конфликт интересов возникает в ситуации, когда личные интересы сотрудников заказчика или членов закупочной комиссии способны повлиять на их объективность и непредвзятость при принятии решений в рамках закупочной процедуры. Предотвращение подобных случаев - прямая обязанность заказчика и его руководства, а порядок действий регулируется Федеральным законом № 273-ФЗ.

Основные формы проявления конфликта интересов:
1. Родственные или семейные связи между сотрудниками организации-заказчика и представителями компании-участника закупки. К этой категории могут относиться и бывшие супруги, если между ними сохраняются экономические или иные отношения, способные сказаться на беспристрастности.
2. Владение значительной долей (более 10%) в уставном капитале организации-участника самим должностным лицом заказчика или его близкими родственниками.
3. Руководящие должности в компании-участнике, занимаемые сотрудниками заказчика или их родственниками (например, генеральный директор, учредитель, член совета директоров).
4. Участие в закупках действующих или бывших сотрудников заказчика, а также работников аффилированных с ним организаций (в течение двух лет после увольнения).

Контрольные органы при анализе закупок обращают внимание на следующие признаки:
· существенное отличие цены закупки от среднерыночного уровня;
· систематическое приобретение товаров, работ или услуг у одного и того же поставщика или группы связанных компаний;
· концентрация значительной части годового бюджета закупок у одного исполнителя.

Обнаружение конфликта интересов может повлечь за собой серьёзные меры:
· отстранение участника от закупки и отмена самой процедуры;
· увольнение должностного лица, допустившего конфликт или не принявшего мер по его предотвращению, с внесением сведений в реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия (на срок до пяти лет);
· признание заключённого договора недействительным.

Признание договора недействительным означает, что он не имеет юридической силы с момента подписания. Стороны обязаны вернуть друг другу всё полученное по сделке. В случае с товарами это означает их возврат поставщику и возврат денег заказчику. Однако если речь идёт о выполненных работах или оказанных услугах, их возврат невозможен. В такой ситуации подрядчик может понести значительные финансовые убытки, даже если он добросовестно исполнил все свои обязательства.

Закупка у единственного поставщика - это когда товар или услугу покупают не через конкурс, а напрямую у одной компании. Заказчики часто выбирают этот способ, потому что так быстрее или если нужен товар определённого бренда.

По закону № 223-ФЗ нет прямого запрета проводить все закупки таким образом, если это прописано в правилах компании. Но здесь есть серьёзные риски.

Во-первых, если почти все закупки делать у одного поставщика, это обязательно заметят проверяющие органы, например Федеральная антимонопольная служба (ФАС). Они могут посчитать, что это нарушает главные цели закона - мешает конкуренции и не позволяет тратить деньги эффективно. В итоге ФАС может потребовать уменьшить долю таких закупок и изменить внутренние правила компании. Оспорить это решение в суде сложно, и результат заранее неизвестен.

Во-вторых, для компаний, чьи тарифы (например, на коммунальные услуги) устанавливает государство, этот риск особенно велик. Расходы на закупки входят в эти тарифы. Если регулятор решит, что покупать у единственного поставщика было невыгодно, он может не включить эти расходы в тариф. Тогда компания понесёт прямые убытки.

Заказчик должен подробно описать в своих правилах (Положении о закупке), как и когда можно покупать товары или услуги у единственного поставщика. В этих правилах нужно указать:
· в каких случаях разрешается такая закупка;
· какие документы нужны;
· в какие сроки происходит обмен бумагами;
· как проверяют, подходит ли выбранный поставщик.

Также должен быть чёткий список причин, по которым можно выбрать этот способ закупки.

Каждое такое решение нужно хорошо обосновать. Заказчик должен доказать, что провести обычный конкурс или аукцион невозможно, не имеет смысла или очень сложно. Например, если из-за этого можно не успеть получить нужный товар или потерять много времени и денег.

Что будет считаться обоснованной причиной:
1. Срочная потребность - например, нужно срочно что-то починить после аварии, и ждать конкурса нельзя.
2. Нет других поставщиков - например, если работа будет в очень далёком или труднодоступном месте, где просто нет других компаний.
3. Уникальный товар или услуга - только одна компания может это сделать, потому что у неё есть особые технологии или права.
4. Только этот поставщик может выполнить заказ - например, у него есть патент или уникальное оборудование.

Если заказчик не может объяснить, почему выбрал единственного поставщика, или пишет общие фразы без конкретных причин, проверяющие органы могут посчитать это нарушением закона. В таком случае заказчика обяжут переделать свои правила закупки.

Чтобы не было проблем с проверяющими из ФАС, нужно помнить о двух важных вещах.

Во-первых, если вы решили купить что-то у одного поставщика, у вас должно быть очень хорошее и подробное объяснение, почему нельзя провести обычный конкурс.

Во-вторых, нельзя постоянно покупать всё у одного и того же поставщика. Это нарушает главные идеи закона 223-ФЗ - создавать конкуренцию, тратить деньги разумно и давать возможность участвовать в торгах разным компаниям.

Если вы будете слишком часто покупать у одного поставщика, ФАС может вмешаться. Они имеют право заставить вас изменить свои правила и уменьшить количество таких покупок.

Советуем ориентироваться на закон 44-ФЗ. Там всё строго: одной покупкой у одного поставщика можно потратить не больше 600 000 рублей, а за год таких покупок должно быть не больше 20% от всех ваших трат.

Поэтому лучше всего установить у себя похожие правила или очень подробно объяснять, почему в каждом конкретном случае вы выбрали именно этого поставщика, опираясь на список уважительных причин из закона 44-ФЗ.