Как отвечать на требование налоговой о представлении документов

Требование приходит по телекоммуникационным каналам связи в пятницу вечером, список документов занимает две страницы, а срок исполнения - пять рабочих дней. Знакомая ситуация для любого бухгалтера, и цена ошибки здесь выше, чем кажется: молчание оборачивается не только штрафом, но и блокировкой расчётного счёта.

Требования бывают разными, и сроки у каждого свои. Часть запросов инспекция направляет законно, часть выходит за пределы полномочий. Разберём, как отличить один вид требования от другого, что проверить перед ответом, когда документы можно не предоставлять и как правильно оформить отказ.

Первое, что нужно сделать при получении документа, - определить его вид (от этого зависят и срок, и объём обязанностей).

1. Требование о представлении пояснений направляется в ходе камеральной проверки по статье 88 Налогового кодекса - инспекция выявила противоречия в декларации и просит объяснить расхождения. Представлять документы при этом обязанности нет, хотя приложить их можно по собственной инициативе.

2. Требование о представлении документов по статье 93 направляется проверяемому лицу в ходе камеральной или выездной проверки. Здесь запрашивается первичка: договоры, счета-фактуры, накладные, акты.

3. Требование по статье 93.1 касается не вас, а вашего контрагента. Проверяют другую компанию, а у вас запрашивают документы по взаимоотношениям с ней. Запрос по контрагенту называют встречной проверкой.

4. Отдельный подвид того же требования - истребование информации по конкретной сделке вне рамок налоговых проверок. Инспекция вправе запросить документы по сделке, но обязана идентифицировать её в поручении.

5. Требование об уплате налога по статье 69 к представлению документов отношения не имеет и исполняется по собственным правилам.

Сроки различаются в зависимости от основания, и путаница здесь обойдётся дорого:

• по требованию, направленному проверяемому лицу в ходе проверки, отводится десять рабочих дней со дня получения. Для консолидированных групп налогоплательщиков срок увеличен до двадцати дней, для иностранных организаций - до тридцати;
• по требованию о представлении документов о контрагенте в рамках его проверки срок составляет пять рабочих дней;
• по требованию о представлении информации по конкретной сделке вне рамок проверок отводится десять рабочих дней;
• на требование о представлении пояснений в ходе камеральной проверки ответ даётся в течение пяти рабочих дней.

Все сроки исчисляются в рабочих днях и начинают течь со дня, следующего за днём получения требования. День получения зависит от способа доставки, и именно здесь чаще всего возникают ошибки в расчётах.

Способ вручения определяет дату, с которой начинается отсчёт срока.

При передаче лично под расписку требование считается полученным в день вручения. При направлении по почте заказным письмом документ считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки. Фактическое получение конверта позже указанного срока положение не меняет. При отправке через личный кабинет налогоплательщика требование считается полученным на следующий день после размещения.

При направлении по телекоммуникационным каналам связи действует особый порядок. Получатель обязан направить квитанцию о приёме в течение шести рабочих дней со дня отправки требования. Датой получения считается дата отправки квитанции.

Именно с квитанцией связан самый неприятный риск. Непередача квитанции в шестидневный срок даёт инспекции право приостановить операции по счетам. Блокировка наступает до фактического рассмотрения требования по существу, поэтому квитанцию следует направлять сразу, даже если требование кажется незаконным.

Перед подготовкой ответа документ стоит изучить внимательно: часть требований могут содержать ошибки, позволяющие сократить объём работы.

Проверьте следующие элементы:

• указано ли основание истребования со ссылкой на конкретную статью;
• назван ли вид налоговой проверки и период, в рамках которого запрашиваются документы;
• приложена ли копия поручения, если требование направлено по контрагенту;
• идентифицирована ли сделка, когда документы запрашиваются вне рамок проверок;
• конкретизирован ли перечень документов с реквизитами или указанием периода;
• относятся ли запрошенные документы к предмету проверки.

Требование с формулировкой о представлении всех документов за три года без конкретизации оформлено с нарушением. Налоговый орган обязан указать сведения, позволяющие определить, какие именно документы нужны.

Проверьте также, не запрашиваются ли документы, которые вы уже представляли ранее. Повторное истребование по общему правилу запрещено пунктом 5 статьи 93 Налогового кодекса.

Оснований для правомерного отказа несколько, и каждое требует письменного обоснования.

1. Документы ранее уже представлялись в инспекцию. Исключение составляют случаи, когда представлялись подлинники и они возвращены, а также утрата документов налоговым органом вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

2. Запрошены документы, не относящиеся к предмету проверки или к идентифицированной сделке. Штатное расписание и сведения об основных средствах при проверке взаимоотношений с конкретным покупателем к предмету обычно не относятся.

3. Требование выставлено вне рамок проверки без указания конкретной сделки. Обязанность представить документы в такой ситуации не возникает.

4. Запрошены документы, которые компания не обязана составлять по закону. Аналитические справки, расшифровки и сводные таблицы, не предусмотренные правилами бухгалтерского учёта, к документам не относятся.

5. Истёк срок хранения документов. Общий срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта составляет пять лет.

Отказ оформляется в обязательном порядке письменно и с обоснованием. Молчание вместо мотивированного ответа приведёт к штрафу даже при формальной правоте компании.

Механизм продления срока ответа работает, но требует оперативности.

Уведомление о невозможности представить документы в установленный срок направляется в инспекцию не позднее дня, следующего за днём получения требования. Пропуск этого дня лишает права на продление. В уведомлении указываются причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и срок, в течение которого компания их представит.

Работающие причины: значительный объём запрошенных документов, нахождение документов в архиве или у аудиторов, отпуск или болезнь главного бухгалтера, изъятие документов правоохранительными органами.

Руководитель инспекции в течение двух дней принимает решение о продлении срока либо об отказе. Отказ не лишает возможности представить документы позже с объяснением причин, хотя штраф в такой ситуации вероятен.

Практический совет: направляйте уведомление даже при сомнениях в удовлетворении вашей просьбы. Сам факт обращения демонстрирует добросовестность и учитывается при определении размера санкции.

Небрежно подготовленный ответ создаёт проблемы не меньшие, чем его отсутствие.

1. Составьте опись представляемых документов с указанием наименований, дат, номеров и количества листов.
2. Заверьте копии подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии, пронумеруйте и прошейте многостраничные документы.
3. Приложите сопроводительное письмо с указанием реквизитов требования и перечня приложений.
4. По документам, которые не представляются, дайте письменное объяснение по каждой позиции.
5. Направьте ответ тем же способом, которым получено требование, и сохраните подтверждение отправки.
6. Оставьте у себя полный комплект переданных документов в том виде, в каком они направлены.

Представлять документы сверх запрошенного не стоит. Лишние материалы лишь усугубят проблему и смогут породить новые вопросы у инспекции.

Формулировки в пояснениях выбирайте нейтральные и опирайтесь на документы. Оценочные суждения и эмоциональные комментарии в ответе неуместны.

Ответственность зависит от того, по какому основанию направлено требование.

Непредставление документов проверяемым лицом наказывается штрафом 200 рублей за каждый непредставленный документ по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса. При объёмном запросе сумма становится значительной. Непредставление документов о контрагенте влечёт штраф 10 000 рублей для организации по пункту 2 той же статьи.

Неправомерное несообщение истребуемой информации наказывается по статье 129.1: 5 000 рублей за первое нарушение и 20 000 рублей при повторном в течение календарного года.

Дополнительно на должностное лицо налагается административный штраф по статье 15.6 Кодекса об административных правонарушениях.

Самое чувствительное последствие - приостановление операций по счетам за непередачу квитанции о приёме требования. Блокировка парализует работу компании, а её снятие занимает время даже после устранения нарушения.

Несколько типичных решений ухудшают положение компании:

1. Игнорировать требование, считая его незаконным. Оценку законности даёт суд, а до этого момента обязанность ответить сохраняется. Правильная реакция - мотивированный письменный отказ, а не молчание.

2. Затягивать с квитанцией о приёме при получении требования по телекоммуникационным каналам. Шестидневный срок жёсткий, а последствие в виде блокировки счёта наступает автоматически.

3. Представлять документы частями без объяснений. Инспекция зафиксирует непредставление остального и начислит штраф по каждой позиции.

4. Направлять неполный комплект без описи. Доказать, что документ был передан, впоследствии окажется невозможно.

5. Давать пояснения, противоречащие ранее представленным сведениям. Противоречия в объяснениях становятся самостоятельным поводом для углублённого контроля.

6. Оставлять требование без внимания юриста при значительном объёме запроса. Ответ на требование формирует доказательственную базу задолго до возможного спора.