Законно ли нанимать самозанятых на работу: риски и возможности

В России наблюдается тенденция по постоянному увеличению числа самозанятых граждан. Несмотря на рост числа таких работников, некоторые компании боятся с ними сотрудничать. Согласно свежему исследованию, меньше предприятий малого и среднего бизнеса хотят брать на работу самозанятых, чем раньше. Мы разберем, почему работодатели осторожничают и какие сложности могут возникать при сотрудничестве с самозанятыми сотрудниками, а также предложим рекомендации по правильному оформлению отношений между компаниями и самозанятыми специалистами.

Граждане России получили возможность оформить особый налоговый режим для самозанятых ещё в 2019 году. Сначала этот проект действовал только в нескольких областях, но постепенно стал доступен практически повсеместно. Теперь зарегистрироваться таким образом могут жители всей страны, включая иностранцев из стран ЕАЭС. Воспользоваться льготным налогообложением разрешено не только обычным людям, но и индивидуальным предпринимателям, работающим без привлечения персонала.

Чтобы начать официально получать деньги и уплачивать налоги как самозанятый, теперь совсем не обязательно куда-то идти или тратить деньги на оформление документов. Всё делается онлайн: скачиваете приложение «Мой налог», вводите личные данные, регистрируетесь и начинаете вести учёт доходов прямо там. Приложение само посчитает размер налога, который вам предстоит заплатить.

При получении денег от физических лиц налог составит 4%, а от юридических - 6%. Важно помнить, что ваш общий годовой заработок не должен превышать 2,4 миллиона рублей. Ещё одно правило касается видов деятельности: нельзя торговать товарами, нуждающимися в специальной маркировке, заниматься перепродажей чужих продуктов или посредничеством.

Зарегистрировавшись как самозанятый, вы не сможете заключить трудовой договор с кем-нибудь другим, так как обязаны сами исполнять свою работу. Зато вполне допустимо иметь официальную работу и параллельно заниматься собственным делом в рамках самозанятости.

Законодательство гарантирует стабильность условий для самозанятых минимум до конца 2028 года, а значит, правила игры и суммы налогов останутся прежними весь этот период.

Получается, что процесс регистрации и ведения дел для самого самозанятого простой и понятный. А вот трудности часто возникают у фирм и индивидуальных предпринимателей, которым нужны такие специалисты.

Многие работодатели видят плюсы в переводе сотрудников на статус самозанятых, поскольку это помогает уменьшить бюрократию и сэкономить на расходах. Ведь с самозанятыми не нужно вести документацию по кадрам, обеспечивать оплачиваемые отпуски и отчислять страховые платежи. Иногда работодатель решает уволить сотрудника, а затем снова нанять его уже как самозанятого подрядчика. Но закон запрещает такую схему в первые два года после увольнения.

Государственная налоговая служба и инспекция по труду активно проверяют соблюдение норм. Если обнаруживается нарушение, работодателю грозят крупные штрафы, дополнительные выплаты налогов и требование перевести сотрудника обратно на полноценную занятость.

Признаки нелегальной схемы включают ситуацию, когда компания сама находит заказы для самозанятого, выдаёт ему материалы и оборудование, контролирует рабочий график и даже назначает зарплату одинаковыми суммами каждый месяц, несмотря на объём выполненных работ.

Что заставляет органы надзора обратить внимание на ситуацию? Часто жалобы поступают непосредственно от бывших сотрудников. Подозрения также вызывают несоответствия в бухгалтерской документации, выявляемые при проверках и контроле.

Если работодатель нарушает законы, то его ждут наказания:

1. По закону предусмотрено наложение штрафа:
· руководителям придётся заплатить от 10 до 20 тысяч рублей,
· индивидуальным предпринимателям грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей,
· организации заплатят самый большой штраф - от 50 до 100 тысяч рублей.

2. Дополнительно придётся доплатить недоимки по налогам и соцстрахованию, плюс пени за просрочку уплаты налогов.

3. Самозанятого сотрудника заставят принять обратно на постоянную должность, заключив официальный трудовой договор вместо обычного гражданского.

Есть несколько важных моментов, связанных с привлечением самозанятых работников:

1. Нельзя сразу приглашать бывших сотрудников: если человек работал у вас, то ждать придется минимум два года, прежде чем можно вновь заключить с ним договор, но уже как с самозанятым.

2. Можно сотрудничать иначе: если хотите дальше работать с бывшим сотрудником, то делайте это через обычный гражданско-правовой договор, но учтите, что нужно будет удержать налог (13%) и сделать страховые взносы (примерно 27%).

3. Нет запрета на старых партнёров: если вы давно сотрудничали с человеком по другому типу договора, то, став самозанятым, он спокойно продолжит работать с вами на прежних условиях.

4. Запрещено брать самозанятых-посредников. Например, агентство недвижимости не вправе передавать сделки на продажу квартир самозанятым специалистам.

5. Особые требования для курьеров: курьер может быть самозанятым, но важно соблюдать условие: оплата клиенту проходит через кассу компании, а заработная плата курьеру идет отдельной строкой.

6. Самозанятый не заменяет штатного сотрудника: нельзя назначить самозанятого лицом, исполняющим роль штатного сотрудника (например, секретарь или водитель).

При заключении договора с самозанятым обычно используется стандартная форма гражданско-правового договора (ГПХ), например, на выполнение работ или предоставление услуг. Документ должен содержать важную информацию:

· Дата составления, суть договоренности и срок выполнения;
· Порядок выполнения работ и требования заказчика;
· Стоимость услуг и способ оплаты;
· Правила принятия выполненной работы и подписание соответствующих бумаг;
· Распределение прав и обязанностей, а также мера ответственности сторон;
· Как вносятся изменения в договор и разрешаются споры;
· Полные реквизиты обеих сторон.

Особое внимание обратите на подтверждение самозанятым своего особого налогового статуса ("налогоплательщик профессионального дохода"). Обязательно напишите в договоре, что самозанятый сам платит налоги и выдает чеки своему заказчику после окончания работы и ее оплаты. Формулировка может выглядеть так: «Самозанятый обязуется самостоятельно уплачивать налог и передать заказчику чек после завершения и оплаты работы».

Кроме того, внесите в договор пункт о том, что заказчик не несет ответственности за уплату налогов и страховых взносов за самозанятого, ссылаясь на Закон № 422-ФЗ от 27 ноября 2018 года. Стоит прописать последствия, если самозанятый не предоставит чек, например, предусмотрев штраф в размере полной суммы чека. Еще полезно указать, что самозанятый должен немедленно сообщать заказчику, если потеряет свой налоговый статус, прислав соответствующее письмо в течение трех дней после потери статуса.

Теперь отдельно поговорим о ситуациях, когда индивидуальный предприниматель перешел на самозанятость. Обычно существующий договор сохраняется, если существенных изменений не было. Однако если произошли важные изменения (например, отменили плату НДС), лучше дополнительно согласовать новые условия отдельным соглашением.

Самозанятые могут получать деньги удобным способом: наличными или переводом на любую банковскую карту, открывать отдельный счёт не нужно. Комиссия за перевод оплачивается стороной, которая делает платёж.

Оплату производят по обычной схеме, ничего сложного нет. Вот пошагово, как это устроено:
· Самозанятый получает деньги любым удобным способом.
· Затем он открывает приложение «Мой налог», создаёт там электронный чек и отправляет его заказчику. В чеке указывают цель перевода, ИНН и название заказчика.
· Отправить чек легко — подойдёт электронная почта, сообщение в мессенджере или смс, а можно и распечатать бумагу.

Всегда проверяйте, сохранил ли человек статус самозанятого. Если статус исчезнет, нужно будет самим платить за него налог и взносы.

Когда вам приходит оплата от клиента, самозанятый должен составить и выслать вам чек из приложения «Мой налог». Такой чек понадобится даже вместе с актом выполненных работ. Без него потраченные деньги не примут в расходы.

Иногда самозанятые работники ведут себя непорядочно. Типичная неприятность - отсутствие выданного чека после произведённой оплаты. Если возникла такая ситуация, рекомендуется подать обращение напрямую в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Однако если возникнут другие конфликтные обстоятельства, решать их придётся исключительно через суд общей юрисдикции. Дело в том, что арбитражные суды вопросами, связанными с самозанятыми гражданами, не занимаются.