Как правильно оформить сотрудника на работу: пошаговая инструкция для работодателя

Приём сотрудника обычно оформляют до начала работы: получают предусмотренные законом документы, знакомят с относящимися к работе локальными актами и заключают трудовой договор. Если человека уже допустили с ведома или по поручению работодателя либо уполномоченного представителя, письменный договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. Отчётность в СФР подают после оформления приёма в установленный срок.

Ошибки при приёме обходятся бизнесу дорого. За уклонение от оформления трудового договора или его неправильное оформление компании грозит штраф до 100 000 рублей, а при повторном нарушении до 200 000 рублей (ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ). Проверки трудовой инспекции чаще всего начинаются именно с жалобы уволенного сотрудника, который так и не получил на руки свой экземпляр договора.

Проверьте трудовую функцию, штатное расписание и условия оплаты. За полностью отработанную норму и выполненные обязанности зарплата не может быть ниже применимого минимума. Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 рубля. В Петербурге минимальная зарплата по региональному соглашению составляет 31 250 рублей для работодателей, на которых распространяется соглашение. Возможность и порядок мотивированного отказа регулирует ст. 133.1 ТК РФ.

Определите, нужен ли сотруднику предварительный медосмотр. Он обязателен для водителей, работников общепита, торговли продуктами, вредных производств и ряда других профессий, а работодатель направляет на него и оплачивает его сам (ст. 220 ТК РФ).

Подготовьте документы для ознакомления и выберите допустимый способ оформления. Для кадрового электронного документооборота вводят установленную законом систему и локальный порядок. По общему правилу нужно согласие работника, но ст. 22.2 ТК РФ предусматривает исключение для принятых после 31 декабря 2021 года лиц, не имевших трудового стажа на эту дату.

Основной перечень документов установлен ст. 65 ТК РФ. Дополнительные документы можно требовать только в предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и иными указанными в нём актами случаях. Обычно сотрудник предъявляет:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме предусмотренных законом исключений, в том числе первого трудоустройства;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта, в том числе в электронной форме, с учётом порядка оформления при первом трудоустройстве;
• документы воинского учёта для военнообязанных и призывников;
• диплом или другой документ об образовании, если работа требует специальных знаний;
• справки о судимости и другие специальные документы, если для конкретной работы это предусмотрено законом.

Требовать ИНН, фотографии, справку из банка или характеристики с прежнего места работы нельзя. ИНН часто просят для бухгалтерии, но сотрудник вправе его не предоставлять, а бухгалтер может найти номер сам на сайте налоговой.

До подписания трудового договора работодатель обязан под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, положениями об оплате труда и премировании, коллективным договором, если он есть, и другими актами, которые связаны с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Отдельно проводят вводный инструктаж по охране труда и, если нужно, обучение по охране труда. Без этого допускать сотрудника к работе нельзя.

Договор о полной материальной ответственности возможен с работником от 18 лет, который непосредственно обслуживает или использует деньги, товар либо другое имущество, при условиях ст. 244 ТК РФ. Перечни должностей, работ и типовые формы утверждены приказом Минтруда № 251н от 16 апреля 2025 года, действующим с 1 сентября 2025 года. Одного названия должности или желания работодателя недостаточно.

Для обработки данных, необходимой по трудовому законодательству, согласие требуется не всегда. Передачу данных для зарплатного проекта нужно отличать от перечисления по заявлению работника на выбранный им счёт. Если фото или контакты публикуют для неограниченного круга лиц на основании согласия, оформляют отдельное согласие на распространение по ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Применимые основания обработки проверяют по каждой цели.

Трудовой договор заключают в письменной форме в двух экземплярах, по одному для каждой стороны (ст. 67 ТК РФ). На экземпляре работодателя сотрудник расписывается в получении своего экземпляра, и эта подпись потом спасает от многих претензий.

Если человек уже приступил к работе с ведома руководителя, договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. В обязательные условия по ст. 57 ТК РФ входят:

• место работы, а при работе в расположенном в другой местности обособленном подразделении — также подразделение и его местонахождение;
• трудовая функция: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы;
• дата начала работы, а для срочного договора срок и его основание;
• условия оплаты, включая оклад, доплаты и премии;
• режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общего;
• условия труда на рабочем месте по итогам специальной оценки;
• условие об обязательном социальном страховании.

Если какое-то условие забыли указать, договор не становится недействительным, но его нужно дополнить соглашением. Срочный договор можно заключать только в случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, иначе в споре суд признает его бессрочным.

Электронный трудовой договор подписывают по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Требования к подписи зависят от информационной системы и вида документа. Простая электронная подпись не подходит для любого трудового договора в любой системе работодателя. На платформе «Работа в России» и в системе работодателя правила различаются. Для работников, от которых требуется согласие на КЭДО, отказ от него не может быть основанием увольнения или отказа в приёме.

Испытание устанавливают соглашением сторон в трудовом договоре. Если человека допустили до подписания договора, включить испытание позднее можно только при наличии отдельного соглашения об испытании, оформленного до начала работы. Одного упоминания в приказе или устной договорённости недостаточно (ст. 70 ТК РФ).

Общий максимум составляет три месяца, а для руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров шесть месяцев. При договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может длиться больше двух недель.

Испытание запрещено для категорий из ст. 70 ТК РФ, в том числе беременных, женщин с детьми до полутора лет, несовершеннолетних, приглашённых переводом по согласованию работодателей и заключивших договор до двух месяцев. Для выпускника действуют условия о получении соответствующего образования по аккредитованной программе и первом поступлении на работу по специальности в течение года. При неудовлетворительном результате работодатель письменно предупреждает не позднее чем за три дня и указывает причины.

С 2021 года приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать дополнительно (ст. 68 ТК РФ). Прежнее правило об обязательном ознакомлении с приказом о приёме в течение трёх рабочих дней из этой статьи исключено.

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, запись о приёме вносят в неё в течение пяти рабочих дней. Если он выбрал электронную, сведения о работе формируются в Социальном фонде на основании отчётов работодателя.

Унифицированная личная карточка Т-2 по общему правилу необязательна. При необходимости работодатель ведёт свою систему кадрового учёта. Для воинского учёта применяются специальные документы по установленному порядку, поэтому Т-2 не следует считать их универсальной заменой.

Сведения о приёме в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, подтверждающего оформление приёма. Если приказ не издают, учитывают соответствующий трудовой договор. Эта отчётность нужна и по работникам с бумажной трудовой книжкой. За нарушение порядка и срока предусмотрена ответственность.

Организация ведёт воинский учёт работников, подлежащих ему. Сведения о приёме или увольнении направляют в соответствующий военкомат и (или) орган местного самоуправления в течение пяти дней по Положению № 719. Это не пять рабочих дней. Документы, форму и способ направления проверяют по действующему порядку.

Документы иностранного работника зависят от его статуса: могут потребоваться патент, разрешение на работу, РВП или вид на жительство. Для граждан ЕАЭС действуют специальные правила. Проверяют также территорию и вид разрешённой работы с учётом законных исключений. Полис ДМС по ст. 327.3 ТК РФ требуется для временно пребывающего высококвалифицированного специалиста при предусмотренных законом условиях и альтернативах медицинского обеспечения, а не для всех иностранцев. О заключении и прекращении договора уведомляют МВД в течение трёх рабочих дней, в том числе при найме граждан ЕАЭС.

Несовершеннолетний проходит обязательный предварительный медосмотр, работает с установленными ограничениями времени и не принимается с испытанием. Для лёгкой работы с 14 лет при условиях ст. 63 ТК РФ требуется письменное согласие одного родителя или попечителя. Для детей, оставшихся без попечения родителей, предусмотрен отдельный порядок. Учёбу, возраст и допустимое время работы нужно учитывать вместе.

Совместителя оформляют отдельным трудовым договором, где прямо указано, что работа по совместительству. Запись в трудовую книжку о совместительстве вносят только по желанию сотрудника.

Для дистанционной работы закрепляют соответствующее условие и допустимый порядок взаимодействия сторон. Домашний адрес работника не следует автоматически считать обязательным условием о месте работы. Если договор заключён обменом электронными документами, по письменному заявлению работника работодатель направляет бумажный экземпляр не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления (ст. 312.2 ТК РФ).

Если договор подряда или оказания услуг фактически регулирует трудовые отношения, их могут признать трудовыми. Тогда уточняют налоги и взносы с учётом уже уплаченных сумм, положенные работнику выплаты и другие обязанности. За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает для компании 50 000–100 000 рублей, для ИП 5 000–10 000, для должностного лица 10 000–20 000 рублей. Применимость санкций и специальных правил для малого бизнеса проверяют отдельно.

Повторное нарушение обойдётся компании уже до 200 000 рублей, а руководителя могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет (ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ).

До начала работы проверьте документы, ознакомление, договор и необходимые мероприятия по охране труда. После оформления приёма своевременно направьте ЕФС-1, а при наличии оснований — сведения для воинского учёта и уведомление в МВД. Храните подтверждения ознакомления, получения экземпляра договора и отправки отчётности.